Mimo kompletu gości rentowność wielu lokali niebezpiecznie spada - to problem, z którym mierzy się coraz więcej właścicieli biznesów gastronomicznych. Jednym z czynników jest brak kontroli nad czasem i przepływem gości.

Jak wskazują eksperci branży, największym wyzwaniem nowoczesnej restauracji nie jest już samo pozyskanie rezerwacji, ale ich strategiczne ułożenie w czasie.

- Wielu restauratorów wpada w pułapkę myślenia, że pełna sala to synonim sukcesu. To błąd - mówi Mariusz Piórkowski, CEO platformy MojStolik.pl i ekspert ds. IT. - Pełna sala bez kontroli nad przepływem gości to często jedynie generowanie kosztów operacyjnych przy drastycznie spadającej marży. Prawdziwa rentowność ukryta jest nie w liczbie gości, ale w precyzyjnym zarządzaniu oknami czasowymi. Problemem nie jest więc frekwencja, tylko sposób, w jaki planuje się dzień operacyjny - dodaje.

Więcej nie znaczy lepiej

W branży nadal panuje przekonanie, że receptą na kryzys jest zwiększenie liczby rezerwacji przez platformy czy agresywny marketing. Praktyka pokazuje jednak, że dodatkowy ruch bez fundamentu operacyjnego jedynie pogłębia chaos.

Ekspert podkreśla, że większa liczba gości nie rozwiązuje problemu, jeśli restauracja nie ma kontroli nad tym, kiedy i jak ich obsługuje. Bez systemowego podejścia właściciel staje się zakładnikiem własnej popularności, która nie przekłada się na oczekiwany zysk.

Obecnie większość lokali wciąż funkcjonuje w trybie reaktywnym. Rezerwacje spływają chaotycznie - przez telefon, media społecznościowe czy e-mail - bez centralnego nadzoru. W efekcie goście pojawiają się falami. W jednych godzinach restauracja jest przepełniona, a w innych niemal pusta.

- Brak struktury prowadzi do nieefektywnego wykorzystania przestrzeni i pracy zespołu. Stolik, który stoi pusty przez 45 minut między rezerwacjami, to koszt, którego nie da się zrównoważyć późniejszą sprzedażą. To martwe aktywa - wyjaśnia ekspert. - Optymalizacja polega na takim "zszywaniu" rezerwacji, by eliminować luki i maksymalizować wykorzystanie każdego metra kwadratowego w każdej godzinie pracy lokalu.

Nowa waluta rentowności

Jedną z dróg do poprawy wyniku finansowego może być rotacja stolików. Co to oznacza? Coraz więcej restauracji decyduje się na wprowadzanie ram czasowych wizyty, trwających najczęściej około dwóch godzin. Pozwala to zaplanować dzień jak precyzyjny mechanizm.

- Przejście na model rezerwacji czasowych to nie tylko kwestia porządku, to zmiana paradygmatu biznesowego - tłumaczy CEO MojStolik.pl. - Te dwie godziny to realne okno sprzedażowe. Przy odpowiednim zarządzaniu pozwala to zwiększyć przychody o 30-40 proc. bez konieczności dodatkowych inwestycji w marketing.

System zamiast intuicji

Chaos operacyjny uderza rykoszetem w personel. Gdy kelnerzy są obciążeni odbieraniem telefonów i ręcznym korygowaniem grafiku, tracą przestrzeń na to, co generuje najwyższą marżę, czyli profesjonalną obsługę i sprzedaż sugerowaną tzw. upselling.

- Jeśli zespół jest przeciążony logistyką, przestaje realizować sprzedaż - zauważa Piórkowski. - Tymczasem to właśnie sprzedaż dodatkowa, obejmująca napoje, alkohole czy desery, w największym stopniu buduje ostateczną wartość rachunku - wskazuje.

Wsparciem dla restauratorów może okazać się technologia, która przesuwa punkt ciężkości ze zbierania rezerwacji na zarządzanie ich strukturą.

- Era zarządzania "na wyczucie" bezpowrotnie się kończy. Rosnące koszty pracy i surowców nie wybaczają już błędów w planowaniu. Dziś wygrywają te koncepty, które potrafią połączyć pasję do karmienia z chłodną, matematyczną analizą obłożenia. Restauracja musi stać się wydajnym organizmem, w którym technologia pilnuje rentowności, a ludzie dbają o atmosferę - podsumowuje Mariusz Piórkowski.